Metodo Personal Kanban

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Il sistema a cartellini Toyota applicato alla produttività personale

Questo sistema è tanto semplice quanto efficace! Arriva direttamente dal fantastico team Toyota e già solo per questo dovrebbe trasmetterti fiducia. Per migliorare la gestione delle tue attività avrai bisogno solo di due strumenti: una lavagna e dei cartellini

Quindi inizia a munirti di questi strumenti per apprezzare bene il metodo (per ora basta anche un foglio A4 e dei post-it)

Un pò di Storia…

In Giappone con il termine Kanban si intende un semplice cartellino, che costituisce l’elemento fondamentale della filosofia di management Just in Time elaborata nel 1970 e diventata poi parte del famosissimo metodo Toyota. Per programmare i flussi dei componenti nelle fasi di produzione della Toyota, il fondatore del metodo introdusse dei cartellini, ognuno dei quali identificava un prodotto o un componente e indicava da dove arrivava e dove doveva andare. Con questo metodo si è ottenuto un vero e proprio sistema informativo, in grado di agevolare il flusso dei componenti e integrando le scorte ogni volta che un componente viene utilizzato nel processo produttivo successivo.

In sostanza un semplice sistema basato su cartellini ha fatto la fortuna di una delle più importanti multinazionali al mondo. Scopriamo ora insieme l’efficacia di questo metodo anche come metodo personale per la gestione del tempo e del flusso di lavoro. Ma come applicare un metodo industriale alla produttività personale?

Per farlo Ti basterà una lavagna e dei post it. Nella sua forma più semplice il metodo Kanban è costituito da 3 Colonne:

-Cose da fare

-Lavori in esecuzione

-Lavori terminati

Ad ogni attività verrà assegnato un post-it e verrà collocata nella colonna “cose da fare”. Per far funzionare il metodo dovete partire gradualmente e in questo senso cercate quindi di partire con un numero ristretto di attività. All’interno di ogni colonna dovrai poi dare delle priorità, per questo i compiti più urgenti andranno posizionati in cima alla colonna quelli meno urgenti in basso.

Un appunto importante! Più riuscirai a rispettare l’ordine iniziale che ti sei dato più sei stato bravo a impostare le tue priorità. Quando inizi un’attività dovrai spostare i relativi post-it dalla colonna “cose da fare” alla colonna “cose in esecuzione” cerca di occuparti di una cosa alla volta e ogni volta che avrai finito, dalla colonna “in esecuzione” dovrai finalmente spostare i tuoi post-it nella colonna “lavori terminati”. Il posto liberato dalla tua ultima attività, potrà essere preso a questo punto da un altro post-it o un altro compito che potrai a questo punto inserire nella colonna “cose da fare”.

Ovviamente mano mano che farai pratica potrai con il metodo nel breve / lungo periodo affrontare sempre un numero maggiore di attività ma l’inizio sarà meglio limitarsi al massimo tre post-it nella colonna lavori in esecuzione. Questo sistema è incredibilmente semplice ma è proprio nella sua semplicità che risiede la sua efficacia. Infatti con un colpo d’occhio avrai sempre sotto controllo lo stato d’avanzamento dei tuoi lavori, ma soprattutto ti troverai ad essere più motivato e più orgoglioso di te, perché vedrai ogni singolo cartellino presente in “lavori terminati” come un grande successo.

Se ti piace lavorare con strumenti elettronici sappi che esiste un’applicazione è un sito che lavora proprio attraverso il metodo kanban… Non è una notizia fantastica? Il sito in questione si chiama trello e ci puoi arrivare tramite il sito www.trello.com. È molto facile da utilizzare è molto intuitivo e con esso potrai subito dar vita a tutti i tuoi progetti.

Migliora il tuo tempo e raggiungi i tuoi obiettivi

Un saluto da Andrea, Ciao!

Articolo a cura di Andrea Ronca. Fondatore della pagina di Time Management: @samurai_time_management

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